Beschrijving
In deze functie zullen je taken zich voornamelijk richten op het volgende:
- Organiseren van vergaderingen op directie- en directieniveau, met inbegrip van vergaderingen van de Raad, subcomités van de Raad, Managementcomité en zijn subcomités (planning, agenda, notuleren en opvolgen van goedkeuringen, opvolging van actiepunten met belanghebbenden).
- Contacten onderhouden met belanghebbenden met betrekking tot de organisatie van deze vergaderingen (leden van de raad van bestuur en subcommissies, leden van het directiecomité, senior management).
- Documentatiepakketten controleren op volledigheid met overeengekomen agendapunten, documentatiepakketten tijdig en ordelijk verspreiden en aftekenen.
- Assisteren van de CEO bij de praktische organisatie van ad-hoc evenementen.
- Opzetten en verzorgen van gestructureerde corporate huishouding, met behulp van methoden die controleerbaarheid van informatie mogelijk maken en die concept en definitieve versies duidelijk onderscheiden.
- Het bedrijfsbesluitvormingsproces volgen door een gestructureerde documentbeheeraanpak te implementeren die zorgt voor traceerbaarheid en controleerbaarheid van bedrijfsbeslissingen en de belangrijkste informatie die dergelijke beslissingen ondersteunt.
Je rapporteert aan de CEO (voorzitter van het ASCO Management Committee en gedelegeerd bestuurder van ASCO Services). Je onderhoudt contact met verschillende andere belanghebbenden voor het organiseren van de bedrijfsagenda en de agendapunten die binnen bepaalde deadlines moeten worden behandeld. In deze functie wordt u niet als zodanig gevraagd om juridisch advies te verstrekken.
- Je bent in het bezit van een bachelor diploma rechtspraktijk, verzekeringswezen, office management, anderen..... of je bent gelijkwaardig door relevante ervaring.
- Je hebt een perfecte kennis van het Nederlands en een zeer goede kennis van het Engels in woord en geschrift. Kennis van het Frans is een pluspunt.
- Eerdere ervaring in een soortgelijke functie is zeker een troef, maar daarom geen noodzaak.
- We zijn vooral op zoek naar iemand die graag de verantwoordelijkheid neemt voor het bedrijfssecretariaat in al zijn aspecten, met een hands-on houding en het vermogen om relatief onafhankelijk te werken, terwijl hij/zij proactief de komende evenementen bijhoudt en belanghebbenden mobiliseert om tijdig hun input te leveren.
- Een sterke interesse (of ervaring) in de verzekeringssector is noodzakelijk.
- Je hebt goede analytische en synthetische vaardigheden en je bent redactioneel vaardig.
- Je hebt een goede kennis van de verschillende MS Office Tools: Word, Powerpoint, Excel,...
- Ervaring met digitale handtekening/documentbeheersystemen/tools kan een pluspunt zijn.
Extra informatie
- Status
- Open
- Opleidingsniveaus
- HBO5
- Plaats
- Antwerpen
- Dienstverbanden
- Fulltime (startersfunctie)
- Gepubliceerd op
- 10-12-2024
- Beroepsgroepen subcategorie
- Administratief
- Rijbewijs nodig?
- Nee
- Auto nodig?
- Nee
- Motivatiebrief verplicht?
- Nee
- Talen
- Arabisch
Antwerpen | Administratieve vacatures | Fulltime (startersfunctie) | HBO5
