Administratief medewerker secretariaat in Brussel

Beschrijving

De Vrije Universiteit Brussel staat al bijna 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo'n 3500 medewerkers zijn we de grootste Vlaamstalige werkgever in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn. Als administratief medewerker kom je terecht in het team van het vakgroepsecretariaat KIMA en faculteitssecretariaat LK te Jette. In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan de vakgroepcoördinator en de secretariaatscoördinator en werk je nauw samen met de collega's van het secretariaat, de professoren, assistenten, onderzoekers en VUB administratie. Je staat in voor de coördinatie en uitvoering van de administratieve taken ter ondersteuning van de vakgroep en de facultaire administratie. Je treedt op als lokaal aanspreekpunt voor zowel studenten als personeel en bewaakt de vlotte werking van de vakgroep en faculteit. Een greep uit je takenpakket: Informatieverstrekking: Verstrekken van informatie met betrekking tot, en de organisatie van het onderwijs: lesroosters, deadlines, examens, deliberatiemomenten, etc. Boeken van les- en vergaderlokalen met evt. voorzien van catering voor activiteiten buiten het uurrooster. Personeelsadministratie: Administratief afhandelen en opvolgen van aanstellingen van nieuwe medewerkers (bezoldigd en onbezoldigd). Onderwijs- en onderzoeksadministratie, inclusief opstellen van de agenda, verslaggeving en opvolging van verslaggeving tijdens vergaderingen, actualiseren van de PURE database voor wetenschappelijke prestaties, aannemen en versturen van masterproeven, hulp bij afhaling van diploma's. Financiële administratie van onderwijs, onderzoek en dienstbetoon, incl. opmaken van contracten. Ondersteuning bij de organisatie van evenementen zoals symposia, ceremonies, doctoraatsverdedigingen, onthaalmomenten voor nieuwe studenten en andere organisaties van de vakgroep/faculteit Logistieke organisatie en opvolging van uitleensysteem wetenschappelijk materiaal binnen de vakgroep met kennis van het beschikbare materiaal in de andere vakgroep. Aanspreekpunt van de facultaire administratie van LK op de campus Jette voor zowel studenten, personeel en als liaison met de faculteit Geneeskunde en Farmacie. Je bent verantwoordelijk, samen met je collega's, voor de uitvoering van een breed administratief takenpakket: websitebeheer, telefoon- en mailpermanentie, postbeheer, administratieve omkadering onderzoeksprojecten, input data in database, … Voor deze functie zal de Brussels health Campus, te Jette je thuisbasis worden. Mogelijk word je occasioneel wel eens verwacht op de Brussels Humanities, Sciences & Engineering campus te Etterbeek. Wat verwachten wij van jou? Vereiste deskundigheid en/of diploma's: administratieve en technische deskundigheid: je hebt minstens een diploma hoger secundair onderwijs Sterke administratieve vaardigheden; Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en past je boodschap gemakkelijk aan afhankelijk van je doelpubliek; Je hebt een goede kennis van het Engels; Je kan goed overweg met software en met de courante toepassingen in MS Office (Outlook, Word, Powerpoint, One Note, Excel), en je hebt interesse om je hierin te verdiepen en creatieve oplossingen te zoeken; Je neemt graag initiatief en verantwoordelijkheid, je bent stressbestendig, discreet en sociaalvaardig; Je handelt op objectieve, klantgerichte en transparante wijze; Je staat erom bekend om nauwkeurig en resultaatgericht te zijn; je neemt concrete en gerichte acties om je doelstellingen te behalen; Je hebt organisatorisch talent in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken en administratieve processen; Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit, faculteit en vakgroep en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening. Van de kandidaat wordt verwacht de onderwijsvisie van de universiteit te onderschrijven (integrale tekst te raadplegen op de website van de universiteit) Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een contract van onbepaalde duur aan met een salaris gekoppeld aan graad 3.4 of graad 5, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring. Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding; Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen; De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN; Voordelige sportmogelijkheden; Ecocheques; Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling). Geïnteresseerd? Spreekt deze functie je aan? Bezorg ons vóór 11/08 je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni). Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit: Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters. Stap 2: Een vergelijkende proef op onze campus, gaat door op 19/08 (onder voorbehoud van wijzigingen). Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland op: 25/08 (onder voorbehoud van wijzigingen). Vragen over de functie-inhoud? Contacteer Dana Sledsens via dana.sledsens@vub.be. Vragen over de selectieprocedure? Contacteer Anke Versaen via anke.versaen@vub.be. Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB? Ga dan naar www.jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen...

Extra informatie

Status

Open

Opleidingsniveaus

HBO5

Plaats

Brussel

Dienstverbanden

Fulltime (startersfunctie)

Gepubliceerd op

02-12-2024

Beroepsgroepen subcategorie

Administratief

Rijbewijs nodig?

Nee

Auto nodig?

Nee

Motivatiebrief verplicht?

Nee

Talen

Arabisch